Por: Yanela Biancardi
Como ya hablamos en otras oportunidades, un evento no es nada sin el público a quien está dirigido. La percepción correcta de lo que queremos comunicar por parte de los asistentes es fundamental si buscamos un encuentro, feria o congreso exitoso. Por eso, en la actualidad la industria de la organización de eventos es lo suficientemente flexible para adaptarse a los gustos del cliente e incluir, en la planificación, las características propias de cada uno de los invitados.
Dentro de esta cuestión, se tienen en cuenta muchos parámetros: edad, profesión, sexo, intereses, hobbies y hasta nacionalidad. En base a ellos suele programarse la ubicación de las personas en el recinto, el catering, la información a entregar y las actividades, en caso de haberlas.
Sin embargo, es muy común que algunos profesionales pasen por alto la accesibilidad. ¿Qué significa esto? Que todos los asistentes deben poder observar, experimentar, entender, participar y disfrutar del evento independientemente de sus capacidades físicas, cognitivas o físicas. En el caso de los encuentros corporativos, todos los participantes revisten igual importancia ya sea como potenciales clientes, inversionistas, proveedores o gerentes de empresas del rubro. Es por ello central tener en cuenta ciertos tips o consejos a priori para que, de presentarse algún imprevisto, el invitado nunca deje de sentirse cómodo:
- El lugar: el Organizador Profesional de Eventos (OPE) debe chequear que el sitio escogido cuente con la infraestructura necesaria, como un ingreso para sillas de ruedas, toilettes adaptados a personas con movilidad reducida y espacios especiales en el estacionamiento. También debe dársele prioridad en el área de acreditación a quienes no pueden permanecer de pie mucho tiempo, y colocar las mesas dentro del lugar de modo tal que todos puedan moverse con comodidad.
- La comida: el catering debe contar con opciones bajas en azúcar y grasas, vegetarianas y libres de gluten. Todas ellas debe estar bien identificadas y poder ser encontradas con facilidad por los asistentes.
- La cartelería: toda señal debe estar escrita en varios idiomas, con letra legible y clara. Como apoyo, el personal debe estar muy bien informado para zanjar dudas. Otra alternativa es la utilización de un altoparlante que dé indicaciones.
- El transporte: una vez definida la sede del evento, el OPE debe averiguar si el sistema de transporte público cuenta con posibilidades de trasladar a personas con movilidad reducida. Ya con esta información, deberá analizar si es conveniente contratar algún vehículo más como soporte. Por otra parte, también hay que tener en cuenta que si el encuentro se realiza en un lugar muy grande, los asistentes tendrán que contar con medios para moverse de un sector a otro.
- La comunicación: para que el evento sea comprendido por todos, es aconsejable utilizar distintos soportes de comunicación: sonoros –como altoparlantes, traductores, micrófonos de buena calidad, información en formato audiovideo-, gráficos y visuales –suficiente y clara cartelería, carpetas con material informativo, especialista en lengua de señas que oficie de traductor, CDs o DVDs con material complementario-.
La accesibilidad es un derecho de todos.
Yanela Biancardi